Definities Algemene Voorwaarden
In deze Algemene Voorwaarden wordt verstaan onder:
Klant-Ondernemer
Elke natuurlijke persoon of rechtspersoon die een beroep doet op de diensten van de Dienstverlener in het kader van zijn commerciële, industriële, ambachtelijke of professionele activiteit.
Dienstverlener
De besloten vennootschap JIN Solutions, die ondersteunende diensten aanbiedt op het vlak van administratie, boekhoudkundige ondersteuning zonder boekhoudersmandaat, opstartbegeleiding, software-uitleg en installatiehulp, virtual assistant-diensten, credit collections en aanverwante zakelijke ondersteuning.
Diensten
Alle door de Dienstverlener aangeboden of uitgevoerde prestaties, waaronder begrepen maar niet beperkt tot: administratieve ondersteuning, virtual assistant-taken, hulp bij boekhoudkundige verwerking (zonder boekhoudersmandaat), begeleiding bij de opstart van ondernemingen (waaronder inschrijving bij de KBO en ondersteuning bij het financieel plan), software- en programma-uitleg op verzoek, installatie en configuratie van tools, ondersteuning bij credit collections, en andere gerelateerde opdrachten die schriftelijk of digitaal worden overeengekomen.
Virtual Assistant
De administratieve ondersteuning die door de Dienstverlener wordt uitgevoerd, waaronder begrepen maar niet beperkt tot: facturen opstellen, e-mails opvolgen, afspraken plannen, klantendatabase beheren en rapporten opmaken, telkens binnen de krijtlijnen van de overeengekomen opdracht.
Credit Collections
De ondersteuning door de Dienstverlener bij debiteurenbeheer en opvolging van openstaande vorderingen, waaronder begrepen maar niet beperkt tot: analyse van kredietwaardigheid, verzending van herinneringen en aanmaningen, opvolging van incassodossiers, telefonisch contact (NL/FR/EN) en, indien overeengekomen, fysieke opvolging ter plaatse.
Bundelpakket
Een vooraf afgesproken pakket van prestaties of uren dat door de Klant-Ondernemer wordt afgenomen tegen een overeengekomen prijs, waarbij de inhoud, omvang en looptijd van het pakket vooraf wordt vastgelegd of schriftelijk wordt bevestigd.
Logingegevens en toegangen
Alle wachtwoorden, inlogcodes, toegangstokens, gebruikersprofielen, softwaretoegang of andere digitale toegangen die nodig zijn voor de uitvoering van de opdracht. De Klant-Ondernemer blijft verantwoordelijk voor de correcte en tijdige aanlevering ervan.
Toepassingsgebied
Algemeen toepassingsgebied.
Deze Algemene Voorwaarden zijn van toepassing op elk aanbod, elke offerte, factuur en overeenkomst tussen JIN Solutions en een Klant-Ondernemer, ongeacht of het gaat om een eenmalige of terugkerende samenwerking. Ze gelden voor alle door de Dienstverlener geleverde Diensten, ongeacht de werkvorm (op locatie, hybride of volledig vanop afstand). Bij gebreke aan tijdig schriftelijk protest of bij aanvang van de Diensten worden deze algemene voorwaarden als aanvaard beschouwd. Afwijkende voorwaarden van de Klant-Ondernemer gelden enkel indien zij vooraf schriftelijk zijn meegedeeld en door JIN Solutions uitdrukkelijk schriftelijk zijn aanvaard.
Precontractuele informatie
Informatie vóór het sluiten van de overeenkomst
Voorafgaand aan elke opdracht informeert JIN Solutions de Klant-Ondernemer op duidelijke wijze over de inhoud, draagwijdte, prijs en planning van de gevraagde Diensten. Deze informatie wordt meegedeeld via een digitale of schriftelijke offerte of, indien van toepassing, via een duidelijke bevestiging per e-mail. De offerte vermeldt de geldigheidsduur, eventuele beperkingen en specifieke voorwaarden met betrekking tot de werkvorm (op locatie, hybride of vanop afstand).
De Klant-Ondernemer is ertoe gehouden om tijdig correcte en volledige informatie aan te leveren over zijn wensen, doelstellingen, interne processen, softwaretoegang en praktische randvoorwaarden. JIN Solutions is niet aansprakelijk voor vertragingen of fouten als gevolg van ontbrekende, foutieve of laattijdig aangeleverde gegevens.
Samenstelling van de offerte
Inhoud van de offerte
Elke offerte van JIN Solutions bevat minstens een duidelijke omschrijving van de gevraagde ondersteuning of dienstverlening, het voorziene tijdsverloop, de werkvorm (op locatie, hybride of vanop afstand), en de prijs of gehanteerde prijsmethode (dagtarief, uurtarief of projectprijs via bundelpakket). Indien nog niet alle parameters gekend zijn (zoals toegang tot systemen, inhoud van het financieel plan of tijdsbesteding aan software-uitleg), wordt dit als voorbehoud vermeld. Bij complexe trajecten of meerfasige opdrachten, zoals begeleiding bij opstart of technische installatie, wordt de offerte stapsgewijs opgebouwd in functie van de fasering.
Geldigheid en herziening
Offertes zijn 30 dagen geldig, tenzij anders vermeld. Indien tijdens de uitvoering blijkt dat bijkomende prestaties of aanpassingen vereist zijn om de opdracht correct uit te voeren (bv. door gewijzigde noden, extra programma’s of ontbrekende logins), kan JIN Solutions de offerte herzien. Deze meerwerken worden enkel uitgevoerd na overleg en akkoord van de Klant-Ondernemer.
Herroepingsrecht niet van toepassing
De Diensten van JIN Solutions worden uitsluitend geleverd aan Klant-Ondernemers. De bepalingen over het herroepingsrecht uit Boek VI WER zijn bijgevolg niet van toepassing. Er is geen bedenktijd of recht op eenzijdige annulering van zodra de opdrachtbevestiging is verstrekt of de uitvoering is aangevat.
Prijsbepaling en uitvoeringstermijn
Prijsberekening
De prijs voor de Diensten van JIN Solutions wordt berekend op basis van het gekozen werkmodel: dagtarief, uurtarief, projectprijs (bijvoorbeeld voor opstartbegeleiding of financieel plan) of een bundelpakket. Voor éénmalige opdrachten wordt vooraf een richtprijs meegedeeld, eventueel op aanvraag. Indien een voorschot wordt gevraagd, wordt dit duidelijk vermeld in de offerte of opdrachtbevestiging. Tenzij anders overeengekomen, geldt betaling na uitvoering van de Diensten.
Tarieven en kosten
Alle vermelde prijzen zijn exclusief btw. Eventuele extra kosten zoals verplaatsingskosten of licenties voor specifieke tools of software die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de opdracht, worden afzonderlijk vermeld en aangerekend.
Werkvorm en uitvoering
Diensten kunnen op locatie, vanop afstand of hybride geleverd worden. In elk geval moet de Klant-Ondernemer de nodige toegang voorzien: dit omvat onder meer werkruimte, aanwezigheid van software of programma’s, en het tijdig aanleveren van logingegevens of documenten. Bij uitblijven hiervan mag JIN Solutions de uitvoering opschorten zonder aansprakelijkheid voor vertragingen.
Uitvoeringstermijn
De uitvoering van de opdracht wordt ingepland in onderling overleg. Deadlines worden bij aanvang besproken, maar zijn afhankelijk van de beschikbaarheid van de Klant-Ondernemer, de aanlevering van informatie en de complexiteit van de opdracht. Indien omstandigheden de voorziene termijn beïnvloeden, wordt dit tijdig gecommuniceerd.
Projectmatige afspraken bij admin en boekhoudkundige zaken
Administratieve en boekhoudkundige ondersteuning
JIN Solutions biedt operationele ondersteuning bij administratieve en boekhoudkundige taken. Dit omvat onder meer het structureren van documenten, bijhouden van basisadministratie en begeleiden bij de voorbereiding van boekhoudkundige rapportering. JIN Solutions treedt hierbij niet op als erkend boekhouder of fiscalist en oefent geen mandaat uit tegenover de fiscus of andere overheidsinstanties.
Opstart van ondernemingen
De Dienstverlener begeleidt Klant-Ondernemers bij de administratieve en strategische opstart van hun onderneming. Dit kan onder meer betrekking hebben op de aanvraag tot inschrijving in de KBO, het uitwerken van een financieel plan en het structureren van de eerste operationele processen. De Klant-Ondernemer blijft verantwoordelijk voor de uiteindelijke beslissingen en de geldigheid van de ingediende gegevens.
Financieel plan en advies
Op vraag van de Klant-Ondernemer ondersteunt JIN Solutions bij het opmaken of herstructureren van een financieel plan. De Dienstverlener levert hierbij advies en opmaak op maat van het businessmodel en de geplande activiteit. De Klant-Ondernemer is verantwoordelijk voor de juistheid van de aangeleverde input (zoals cijfers, aannames of verwachtingen).
Software-installatie en training
Bij opdrachten rond digitale tools of software (zoals collectietools of beheersystemen) biedt JIN Solutions installatiehulp en initiële configuratie, alsook op eerste verzoek een basistraining over het gebruik van de software. Deze dienstverlening gebeurt hybride, op afstand of op locatie, afhankelijk van de afspraak. De Klant-Ondernemer dient ervoor te zorgen dat alle benodigde toegang, apparatuur en gegevens tijdig beschikbaar zijn. Indien toegang of gegevens ontbreken, is JIN Solutions niet aansprakelijk voor vertraging of mislukte installatie.
Hybride en remote ondersteuning
De Dienstverlener voorziet ondersteuning zowel vanop afstand als op locatie of in een hybride werkvorm. Bij fysieke aanwezigheid moeten infrastructuur en toegang vooraf zijn afgestemd met de Klant-Ondernemer. Voor remote opdrachten moet de Klant-Ondernemer de nodige digitale toegang en gegevens aanleveren. In beide gevallen is de Klant-Ondernemer verantwoordelijk voor de beschikbaarheid en veiligheid van de systemen waarin wordt gewerkt.
Logingegevens en toegang
Indien JIN Solutions toegang nodig heeft tot software of klantomgevingen, is de Klant-Ondernemer gehouden om tijdig correcte logins en wachtwoorden aan te leveren. Indien deze ontbreken of foutief zijn, is JIN Solutions niet aansprakelijk voor eventuele vertraging, schade of foutieve verwerking.
Databeveiliging en vertrouwelijkheid
JIN Solutions handelt in overeenstemming met de geldende GDPR-bepalingen. Gegevens van de Klant-Ondernemer worden uitsluitend verwerkt voor de uitvoering van de opdracht. Indien gewenst, kan een afzonderlijke privacyverklaring worden overgemaakt.
Projectmatige afspraken credit collections
Doel en inhoud van de dienst
JIN Solutions biedt ondersteuning bij debiteurenbeheer en opvolging van openstaande vorderingen. De dienstverlening omvat onder meer: analyse van kredietwaardigheid, opmaak en verzending van betalingsherinneringen en aanmaningen, administratieve opvolging van incassodossiers en contactname met debiteuren.
Taal en communicatiekanalen
Communicatie met debiteuren kan plaatsvinden in het Nederlands, Frans of Engels, naargelang het dossier. Contact verloopt schriftelijk, digitaal of telefonisch. Indien nuttig of gewenst, kan een fysiek klantbezoek worden ingepland, mits voorafgaand overleg met de Klant-Ondernemer.
Aard van de verbintenis
De uitvoering van Credit Collections gebeurt steeds als inspanningsverbintenis. JIN Solutions garandeert geen volledige inning of succes, maar handelt met zorgvuldigheid, efficiëntie en discretie in naam van de Klant-Ondernemer.
Beperkingen en verantwoordelijkheden
Juridische stappen zoals dagvaarding, gerechtelijke invordering of inschakeling van een gerechtsdeurwaarder vallen buiten de standaardopdracht, tenzij schriftelijk anders overeengekomen. De eindverantwoordelijkheid voor de beslissing tot juridische invordering berust steeds bij de Klant-Ondernemer.
Vergoeding en kosten
De prestaties worden verrekend op basis van een afgesproken dag- of uurtarief, of in het kader van een bundelpakket. Eventuele verplaatsingskosten voor fysieke klantbezoeken zijn niet inbegrepen in het basistarief en worden afzonderlijk aangerekend.
Projectmatige afspraken Virtual Assistant
Aard van de dienstverlening
JIN Solutions ondersteunt Klant-Ondernemers bij hun dagelijkse administratie via virtual assistant-diensten. Deze omvatten onder andere: het opstellen en verzenden van facturen, opvolgen van e-mails en correspondentie, het inplannen van afspraken, bijhouden en actualiseren van klantgegevens en het opmaken van rapportages.
Werkwijze en communicatie
De dienstverlening gebeurt digitaal en op afstand, via vooraf overeengekomen communicatiemiddelen zoals e-mail, gedeelde platformen of planningstools. De Klant-Ondernemer staat in voor het tijdig aanleveren van de benodigde toegang, informatie en eventuele logins die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de taken.
Flexibele inzetbaarheid
De Virtual Assistant-prestaties worden aangeboden in functie van de noden van de Klant-Ondernemer, zowel voor eenmalige opdrachten als via vaste samenwerking. De opdrachten kunnen worden uitgevoerd op basis van een afgesproken uurtarief, dagtarief of via bundelpakket.
Verantwoordelijkheid en vertrouwelijkheid
JIN Solutions engageert zich tot een professionele en vertrouwelijke behandeling van alle klantinformatie. De Dienstverlener is niet aansprakelijk voor foutieve gegevens indien de Klant-Ondernemer essentiële of correcte input niet tijdig aanlevert.
Verantwoordelijkheid voor toegang, logins en gegevensaanlevering
Algemene verplichting tot aanlevering
De Klant-Ondernemer staat er voor in dat alle noodzakelijke gegevens, documenten, toegangen, wachtwoorden, softwaretoegang en andere relevante informatie tijdig, volledig en correct worden aangeleverd. Dit geldt voor alle diensten van de Dienstverlener, inclusief maar niet beperkt tot boekhoudkundige ondersteuning, virtuele assistentie, credit collections, installatie van software, opleidingen, remote access of hybride ondersteuning.
Gevolgen bij onvolledige of foutieve gegevens
Indien de vereiste informatie onvolledig, laattijdig of foutief wordt aangeleverd, kan de Dienstverlener de uitvoering van de opdracht opschorten tot de correcte gegevens beschikbaar zijn. Eventuele vertragingen, foutieve uitvoeringen of bijkomende kosten die daaruit voortvloeien zijn volledig ten laste van de Klant-Ondernemer.
Beperking van aansprakelijkheid
De Dienstverlener is in geen geval aansprakelijk voor schade, vertraging of niet-naleving van deadlines die rechtstreeks of onrechtstreeks voortvloeit uit gebrekkige gegevensaanlevering door de Klant-Ondernemer. Het risico bij gebrekkige input ligt volledig bij de Klant-Ondernemer.
Annulering, no-shows en ontbrekende toegang
Annulering door de Klant-Ondernemer
Elke annulering van een geplande afspraak, sessie of interventie moet minstens 24 uur op voorhand schriftelijk of elektronisch worden meegedeeld. Bij laattijdige annulering of uitstel binnen de 24 uur vóór aanvang, behoudt de Dienstverlener zich het recht voor om het voorziene bedrag integraal aan te rekenen, ongeacht het type dienst (remote, hybride of op locatie).
No-show of ontoegankelijkheid
Indien de Dienstverlener op het afgesproken tijdstip geen toegang krijgt tot de fysieke of digitale omgeving waar de opdracht moet plaatsvinden (zoals geen toegang tot de locatie, geen logins, afgesloten systemen of ontbrekende programmatoegang), wordt dit beschouwd als een no-show van de Klant-Ondernemer. In dat geval is de volledige vergoeding verschuldigd.
Bij herhaalde onbeschikbaarheid
Bij herhaalde annuleringen, laattijdige afzeggingen of terugkerende onbeschikbaarheid van systemen of toegangsmiddelen, behoudt de Dienstverlener zich het recht voor om verdere samenwerking op te schorten of te beëindigen, onverminderd het recht op betaling van reeds geleverde prestaties.
Onvoorziene omstandigheden en overmacht
Imprevisieleer
Indien zich tijdens de uitvoering van de Diensten omstandigheden voordoen die bij het sluiten van de overeenkomst redelijkerwijze niet konden worden voorzien en die de uitvoering aanzienlijk verzwaren of de economische balans verstoren, treden partijen in overleg om tot een billijke aanpassing te komen. Bij gebrek aan akkoord kan elke partij, op basis van artikel 5.74 BW, aan de bevoegde rechter verzoeken om de overeenkomst aan te passen of te beëindigen.
Overmacht
JIN Solutions is niet aansprakelijk voor vertraging of niet-uitvoering van haar verplichtingen wanneer dit het gevolg is van overmacht in de zin van artikel 5.226 BW. Dit omvat onvoorzienbare en onvermijdbare externe factoren buiten haar wil om.
Levering, eigendom en intellectuele rechten
Oplevering van werkresultaten
Na voltooiing van de opdracht bezorgt JIN Solutions de overeengekomen output via de afgesproken weg, zoals e-mail, gedeelde mappen, boekhoudsoftware of een externe tool. De timing van de oplevering is afhankelijk van de aard van de opdracht, de tijdige aanlevering van input, en eventuele tussenfeedback of bijkomende instructies. Er wordt steeds gestreefd naar een correcte en tijdige oplevering, zonder dat dit als resultaatsverbintenis geldt.
Gebruik en toegang
Bij opdrachten die (tijdelijke) toegang tot software, platforms of klantdata impliceren, wordt deze toegang afgestemd op het afgesproken werkmodel (vanop afstand, hybride of on-site). Toegang wordt opgeschort bij laattijdige betaling of herhaald gebrek aan samenwerking. In geval van niet-aanlevering van logins of toegangen is JIN Solutions niet gehouden tot uitvoering of compensatie.
Intellectuele eigendom
Alle documenten, analyses, configuraties, templates, communicatieflows of rapporteringen ontwikkeld door JIN Solutions blijven eigendom van JIN Solutions. De Klant-Ondernemer krijgt een gebruiksrecht beperkt tot intern gebruik binnen het eigen bedrijf of voor het specifieke doel van de opdracht. Hergebruik voor andere projecten, overdracht aan derden of wijziging zonder schriftelijk akkoord is niet toegestaan.
Hergebruik en discretie
De Dienstverlener mag algemene sjablonen of niet-klantgebonden formats die tijdens de opdracht tot stand kwamen, hergebruiken voor andere projecten. De vertrouwelijkheid van specifieke klantgegevens blijft hierbij gewaarborgd
Algemene aansprakelijkheid
Zorgvuldige uitvoering
JIN Solutions voert alle opdrachten uit met professionele zorg en in overeenstemming met de gangbare normen binnen de sectoren waarin het actief is, waaronder administratie, boekhouding, credit collections, digital support, IT-installaties, softwareconfiguratie, audiovisuele ondersteuning en businessconsulting. De verbintenis is steeds van inspanningsaard, geen resultaatsverbintenis.
Beperkingen van aansprakelijkheid
De aansprakelijkheid van JIN Solutions is, voor zover wettelijk toegestaan, beperkt tot het bedrag van de betrokken opdracht. JIN Solutions is uitsluitend aansprakelijk voor directe schade die het aantoonbare gevolg is van een bewezen fout of nalatigheid. Indirecte schade zoals winstderving, reputatieverlies, verlies van gegevens, het uitblijven van verwachte resultaten of software-integraties, vertraging in de workflow of beslissingsprocessen vallen buiten de aansprakelijkheid, tenzij wettelijk anders vereist.
Digitale en functionele prestaties
Voor diensten zoals de installatie of configuratie van softwareprogramma’s, cloudsystemen, API-koppelingen, opmaak van dashboards of rapporten, opzetten van digitale werkstructuren, of remote IT-support, beperkt de aansprakelijkheid zich tot het opnieuw instellen of herconfigureren van het relevante onderdeel, voor zover technisch haalbaar. De Dienstverlener is niet aansprakelijk voor schade ontstaan door incompatibiliteit, fouten in derde software, onvolledige input van de Klant-Ondernemer of wijzigingen in externe platforms na oplevering.
Fysieke aanwezigheid en toegang
Bij fysieke tussenkomsten op locatie (bijvoorbeeld voor installatie, on-site opleiding of consulting) is JIN Solutions niet aansprakelijk voor schade als gevolg van ontoereikende toegang, ontbrekende apparatuur of defecte infrastructuur, tenzij dit vooraf schriftelijk werd gemeld. De Klant-Ondernemer is verantwoordelijk voor een veilige, werkklare werkomgeving.
Vertrouwelijkheid en gegevensbeheer
JIN Solutions gaat zorgvuldig om met alle vertrouwelijke informatie en toegangen die nodig zijn voor de uitvoering van de opdracht. De Dienstverlener is echter niet aansprakelijk voor verlies van data, toegangsmisbruik of beveiligingsproblemen indien deze te wijten zijn aan foutieve of onvolledige input van de Klant-Ondernemer, verouderde software, het niet opvolgen van technische aanbevelingen of het ontbreken van back-ups.
Klachtenregeling
Eventuele klachten over de uitvoering van een opdracht of over het geleverde resultaat moeten schriftelijk of per e-mail worden gemeld binnen een redelijke termijn na levering. Klachten die pas na meer dan 14 dagen worden gemeld, worden vermoed laattijdig te zijn, tenzij de Klant-Ondernemer overmacht kan aantonen. JIN Solutions zal klachten steeds onderzoeken en indien mogelijk gepast remediëren, zonder dat dit automatisch leidt tot aansprakelijkheid.
Klant-Ondernemers – Schuldinvordering
Betalingstermijn
Facturen zijn betaalbaar binnen 15 dagen na factuurdatum, tenzij anders vermeld.
Intresten bij laattijdige betaling
Bij niet-betaling op de vervaldag is van rechtswege en zonder ingebrekestelling een moratoire intrest verschuldigd, conform de Wet van 02/08/2002. De toepasselijke rentevoet is die van het semester waarin de factuur werd verzonden.
Schadevergoeding
Een forfaitaire schadevergoeding van 10% van het factuurbedrag wordt aangerekend, met een minimum van €250.
Opschorting bij wanbetaling
Bij uitblijven van betaling behoudt de Dienstverlener zich het recht voor om verdere prestaties op te schorten totdat volledige betaling heeft plaatsgevonden. Eventuele termijnen schuiven hierdoor automatisch op en JIN Solutions is niet aansprakelijk voor vertraging of gevolgschade die voortvloeit uit deze opschorting.
Invorderingskosten
Alle kosten voor invordering – minnelijk en gerechtelijk – inclusief gerechtskosten, zijn ten laste van de Klant-Ondernemer.
AVG/GDPR
Doel en rechtsgrond
JIN Solutions verwerkt persoonsgegevens van de Klant-Ondernemer uitsluitend voor de uitvoering van de overeenkomst en op basis van gerechtvaardigde belangen zoals administratie en klantenopvolging, conform de AVG. De Klant-Ondernemer kan zijn gegevens inzien, laten corrigeren of verwijderen, bezwaar maken tegen verwerking of overdraagbaarheid vragen. Klachten kunnen worden gericht aan JIN Solutions of aan de Gegevensbeschermingsautoriteit via www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.
Bevoegdheid
Voor de Klant-Ondernemer
Geschillen met een Klant-Ondernemer vallen onder de exclusieve bevoegdheid van de Ondernemingsrechtbank van het arrondissement waar de Dienstverlener is gevestigd, tenzij dwingende wetgeving anders voorschrijft.